ライオンズクラブ

税理士が提案する野生的健康ライフ。税理士のブログなのに健康になったと好評です。

大事なものは無造作にしまったほうが探しやすい。ファイルも同じ。

time 2017/04/06


あなたは大事なものを厳重にしまってかえてってなくしてしまった

ということはありませんか。

僕はよくそのようなことがありました。

この書類は大事だから特別なところにしまって置くという感じです。

で、いざ必要になっらその特別なところがどこだったか思い出せないのです。

パソコンでのファイル管理も同じことがいえるのではないでしょうか。

 

フォルダーにファイルをしまっていると意外と探しづらい

フォルダーをいくつも作ってファイルをしまっていると意外と

探しづらいです。

フォルダーを作ったばかりの時は記憶もハッキリしているので

いいのです。

そのうち似たようなフォルダーが出てきてしまいどっちにファイルを

しまったか分からなくなってしまいます。

フォルダーの階層が深くなればなるほどファイルを探す時間が

かかってしまいます。

ファイルを探すのに1時間もかかってしまうことさえありましたし

見つからないこともありました。

 

メールに添付されたファイルは意外と探しやすい

gmailやoutlookといったメールソフトに添付されたファイルは

意外と見つけやすいですよね。

メールの検索機能でメールの内容のキーワードを入力すれば

目的のメールが発見できます。

そのメールに添付されているファイルを開けばいいわけですね。

なにも整理されていないメールのファイルの方が生きてしま

厳重にフォルダーに入れておいた方が死んでしまうという

皮肉な結果になることが多いです。

 

ファイルはドロップボックスに無造作に置くことにしている

今はファイルはドロップボックスに無造作にいれておしまい

にしています。

フォルダーを使ったりしません。

ドロップボックスの検索機能もメールソフト並によくできて

いると思います。

ほとんど検索して出てきます。

 

会社にいるとフォルダーに悪戦苦闘

自分のパソコンはファイルを自由に管理できます。

会社に勤めているとなかなかフォルダーの呪縛から自由に

なれません。

フォルダーの階層を作るのも自分ではないのでピントこない

名前が付されています。

ファイルを探すのが面倒になることも多々あることですね。

もうこれは仕方ありません。

見つけづらかったファイルはEvernoteにメモするしかありませんね。

このようなファイルは自分の記憶に定着させるまでに時間が

かかります。

記憶に定着するまで毎日そのファイルを探せればいいのですが

週に1回だったり月に1回しかそのファイルを使わないとなると

また1からやり直しです。

なのでEvernoteにそのファイルがどこにあるのかメモしておくのです。

そのEvernoteのメモが見つからなくなるかもと不安になることはありません。

Evernoteの検索機能は結構よくできています。

 

(編集後記)

office365とパッケージ版のどちらがいいのか

論じ合いました。

僕はoffice365の一択で考えていましたが

パッケージ版のいいところも見えてきました。

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管理人 塩野勝大

IMG_0054.JPG 埼玉県越谷市で税理士をしてます。ブログを平日毎日更新中。ビジネスパーソンに役立つ健康情報なども税理士ながら投稿してます。詳しいプロフィールはこちら

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