電話は人の時間を奪う可能性がある。そのことは知っておこう！

先日税務ソフトの調子が悪くて電話で問い合わせしました。

一日中そのことで振り回せれてしまい改めて電話の弊害について

考えてみました。

 

電話での問い合わせは混んでいる

税務ソフトでもなんでもわからないことがあると問い合わせしますよね。

電話で問い合わせる時は大体ものすごい時間がかかります。

先日の件では電話をかけてからオペレータに繋がるまで２０分ぐらい

かかりました。

それでも一回の電話で解決すればいいです。

電話を切って何回かやりとりしなければならないこともあります。

そうすると電話がかかってきたけどちょうど席を外していた。

何時に電話をしてくるといいながら全然かかってこないなど。

イライラする場面が増えてきます。

 

電話は時間を奪われる

以前は外で携帯電話で話して仕事している人を見ると

バリバリとやっていてすごいなと思いました。

でも今では外で携帯を使って忙しそうにしている人を

みると以前のようにすごいなとは感じないようになってきました。

そして電話にでている人はなぜか慌ただしさはぬぐいきれません。

電話をするというのはかける側と受ける側のタイミングがドンピシャで

合わない限り成立しません。

そんなタイミングって滅多にありませんよね。

何回かコンタクトをとってやっと連絡ができる感じです。

かける側も疲れますし、受ける側も自分の時間を奪われます。

とくに受ける側はかかってきた電話を優先するために

いままでの仕事を中断しなければならないこともあるでしょう。

 

会社内でもメールで済ませた方がいいこともある

同じ会社でフロアーも同じ。

目に見える位置で一緒に働いている人にも

メールで用件を伝えた方がいいことがあります。

直接口頭で伝えてもいいですが、相手も仕事中です。

その仕事を中断させてまでの急用でないかぎりはメールの

ほうがいいと思います。

でも、メール相手とは普段からコミュニケーションができて

いることが前提になってきます。

同じ部署で働いていても全然口をきかない人もいます。

そのようなひとからメールがきて用件を伝えられたら

たんに直接のコミュニケーションを拒否しているように

感じますよね。

口頭でのフォローはやっぱり大切になってきます。

お互い直接話せる時にフォローしておきましょう。

 

クラウド会計ソフトはチャット機能がある

僕が使っている税務ソフトではチャットができませんでしたが、

クラウド会計ソフトではメールやチャットでの問い合わせができます。

最近ではネットショッピングでも質問をチャットで受け付けている

ところもあります。

電話に比べると他の仕事と並行してできるのでチャットの方が便利な

ような気がします。

電話では言った言わないということが出てきますが

メールやチャットなら記録に残ります。

そしてキーワードで検索すれば後から確認することも

できるのがいいところですね。

 

編集後記

昨日は会計ソフトからエクスポートした資料を貼り付ければ

自動でグラフや表を作れるシートを作成。

これで少し時短できます。

（昨日の１日１新）

ヴェローチェのカフェオレ

 

今日の起床時間４時

昨日の就寝時間９時

睡眠時間７時間